Het woord "maatwerk" leidt vaak tot een impulsieve reactie: "te duur", "kies liever een standaardpakket", "start een aanbesteding voor bestaande software". Die reflex is niet onterecht — er zijn genoeg maatwerkprojecten die uit de bocht zijn gevlogen, en voor de meeste processen ís standaardsoftware ook gewoon de juiste keuze.
Tegenwoordig is maatwerk niet meer zo duur als vroeger, en worden de risico's tijdens het ontwikkeltraject geborgd. Om risico's goed af te dekken handelen we bij Proper Software architectuur first. Tijdens de ontwerpfase houden we rekening met de organisatie, beleid, governance, benodigde disciplines en tactische risico's. Een applicatie is immers onderdeel van een landschap dat breder is dan alleen een interface en een database.
Het is wijs om maatwerk te verkennen als je één van de volgende signalen herkent.
Signaal 1 van 3
Het proces draait op officeapplicaties
De planning staat in Excel, de brieven komen uit een Word-sjabloon, de werkvoorraad leeft in een gedeelde mailbox en het "systeem" is een netwerkschijf vol versies van hetzelfde bestand. Zo is het ooit begonnen — pragmatisch en begrijpelijk — en zo is het blijven hangen.
Soms start het leven van een proces in officeapplicaties omdat het nieuw is, en er nog geen software voor bestaat. Een goed voorbeeld hiervan is de AVG en de naleving daarvan. Hoe ga je dat borgen binnen jouw organisatie? Bij ieder verzoek conform artikel X gaan mailen en vervolgens lijstjes bijhouden? Als antwoord op dat signaal bouwden wij de primeur AVG Relay: een platform voor gegevensbeschermers en informatiebeveiligers om compliance onder de AVG onder controle te krijgen. Geen mails of lijstjes meer, wel overzicht op de data en automatisering waar mogelijk om het proces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.
Het probleem is niet dat Excel slecht is. Het probleem is dat een kernproces zo draait zonder rechtenbeheer, zonder audittrail, zonder validatie en zonder back-upstrategie. Eén kapotte formule of één verkeerd opgeslagen versie en de administratie klopt niet meer — en niemand die het ziet. Vertrekt de collega die "het bestand snapt", dan vertrekt de werking van het proces mee. Staan er persoonsgegevens in, dan zwerven die door mailboxen en mappen waar geen FG ooit zicht op krijgt.
Kortom: wie een kernproces in officebestanden uitvoert, neemt onnodig risico. Je werkt dan zonder beveiliging, zonder kaders, zonder beheer en zonder eigenaar.
Signaal 2 van 3
Het aanbestede pakket werkt niet naar wens
Het pakket is netjes aanbesteed, de demo zag er goed uit en op papier dekte het alle eisen. Het implementatieproject gaat van start en er worden al snel functionele eisen weggestreept in onderhandelingen met de leverancier. Dit wordt een trend. Een jaar later blijkt de werkelijkheid: het pakket dekt tachtig procent van het werk, en de overige twintig procent is nu juist het deel dat jouw lokale praktijk uniek maakt — de uitzonderingen, de lokale verordening, en de manier waarop jouw collega's willen werken.
De werkvloer lost dat zelf op, zoals de werkvloer dat altijd doet: lijstjes, dubbele invoer, dingen die "even buiten het systeem om" gaan. De licentie loopt door, maar het echte werk gebeurt ernaast. Dan betaal je voor een pakket én voor de verborgen kosten van het eromheen werken.
Signaal 3 van 3
De leverancier werkt niet mee
Het derde signaal is het stilste, en misschien wel het duurste: de leverancier beweegt niet mee. Wijzigingsverzoeken belanden vaak niet eens op een roadmap — en zelfs dan, zonder datum. Aanpassingen kunnen "in overleg", tegen meerwerktarieven die elke businesscase doodslaan. Releases zijn gericht op de grootste klanten, en jouw wensen wegen simpelweg niet zwaar genoeg. De applicatie is bovendien niet netjes geparametriseerd, waardoor jouw wijzigingsverzoek invloed heeft op alle andere klanten van jouw leverancier — en je dus geen kans maakt op consensus.
Bij Proper Software parametriseren we onze applicaties wél, of deze nu speciaal voor jou gebouwd zijn, of ook voor andere klanten. Wij vinden dat software flexibel moet zijn in haar functioneren en inrichting, en dat een applicatiebeheerder zelf mag bepalen hoe het écht werkt.
Een van de grootste slachtoffers hiervan zijn de nichesectoren die werken binnen het fysieke domein van de gemeenten, zoals marktbeheer, afval en het beheer van openbare ruimten. Jammer dat het nét die kritieke processen zijn die hier vaak onder lijden — met de gevolgen van dien voor onze steden.
Je betaalt jaarlijks een serieus bedrag, maar hebt feitelijk geen invloed op wat er met de software gebeurt. Dat is geen partnerschap; dat is een abonnement op stilstand. Zeker in kleine, gespecialiseerde markten — waar overstappen naar een concurrent nauwelijks kan — is dit eerder regel dan uitzondering.
Bonus
Afhankelijkheid van legacysoftware
Je bent afhankelijk van software uit het jaar nul, en dat merk je aan de manier van werken. Dat hoeft niet meer. Wij kunnen jouw oude software reverse-engineeren en opnieuw opbouwen met moderne technologieën en features. Neem even met ons op voor de mogelijkheden.
Wat maatwerk hier wél betekent
Bij maatwerk denken veel mensen aan het grote, riskante project: het kernsysteem vervangen, jarenlang bouwen, miljoenen euro's. Dat is niet waar deze signalen om vragen. Ze vragen om een taakapplicatie: een afgebakende applicatie die één proces goed afdekt en naast je kernsystemen draait, niet in plaats daarvan. Bovendien is maatwerk — nogmaals — niet zo duur of riskant als vroeger.
- Start bij één proces en één gebruikersgroep — het proces dat nu in Excel en Outlook of naast het pakket leeft.
- Koppelt met de systemen die er al zijn, in plaats van ze te vervangen.
- Groeit mee met de werkpraktijk: een wijzigingsverzoek is een gesprek, geen roadmap-discussie.
- Je blijft eigenaar van je data en bepaalt zelf de richting van de doorontwikkeling.
En wat níet
Eerlijkheid hoort bij dit verhaal: voor veel processen is maatwerk de verkeerde keuze. Boekhouding, e-mail, HR, de basis van een zaaksysteem — dat zijn volwassen markten met gezonde concurrentie en pakketten die het werk prima afdekken. Daar iets zelf bouwen is geld verbranden. Maatwerk is meestal niet nodig voor processen waar een zeer breed software-aanbod voor bestaat; daar is immers voor ieder wat wils.
Maatwerk werkt op de plekken waar jouw proces afwijkt van wat de markt levert, of waar de markt simpelweg faalt. Precies daar geven de drie signalen het aan.
Draait het proces op officebestanden, werkt iedereen om het pakket heen, of beweegt de leverancier niet mee? Dan is maatwerk geen luxe — het is de oplossing die je al mist.